newsletter mairie 01

Nous relayons ci-dessous la lettre d'information N°1 au personnel de la mairie et du CCAS de la ville de Villeneuve d'Ascq

soutien au personnel municipal

notre mail de soutien au personnel municipal en cette période de confinement

Bonjour à tous,

Nous souhaitons vous apporter notre soutien en cette période difficile à vivre pour tous.

à vous,

- agents du CCAS, sur le terrain à destination des personnes âgées pour assurer la restauration à domicile, les aides ménagères et le service de soins à domicile, mais également en ligne pour contacter les personnes isolées,

- acteurs de l’EHPAD en contact direct avec ses occupants,

- collègues du service achats ayant réceptionné et distribué les gels hydroalcooliques et les masques

- policiers municipaux dans la ville face aux usagers,

- agents de la direction de l’éducation en mission dans les crèches, dans les écoles et les CAL pour y accueillir les enfants des personnels soignants ou pour en effectuer l’entretien,

- techniciens de la DSI qui nous permettez de télétravailler, d’accéder à nos ressources professionnelles et de communiquer entre nous en toute sécurité,

- membres de la DRH qui assurez notre paye, gérez notre carrière et garantissez les meilleures conditions d’hygiène et sécurité pour nos collègues,

- techniciens de tout corps de métier, d’astreinte ou appelés à intervenir en cas de problème,

- agents chargés du courrier, de l’accueil des usagers pour les renseigner ou leur délivrer des actes d’état civil,

- personnel chargé de l’entretien des locaux municipaux occupés ou pas,

- employés chargés de la revue de presse, qui nous informez quotidiennement,

- collègues portés volontaires ou désignés pour assurer des tâches diverses et variées, pas forcément les vôtres habituellement, dans le but de parfaire cet élan de solidarité,

- et peut-être d’autres non cités ici (avec nos excuses),

-agents qui télétravaillez à domicile avec un environnement professionnel inhabituel,

- employés confinés à domicile, pour des raisons de santé, pour garder vos enfants ou parce que votre activité professionnelle ne peut se faire chez vous,

-élus et membres de la direction, qui organisez au mieux les services municipaux pour faire face à nos obligations et poursuivre le service public à minima.

Nous approuvons d’ailleurs la dernière communication faite à tous sous forme de lettre d’information que vous avez normalement reçue dans votre messagerie professionnelle.

Celle-ci nous semble indispensable pour garder le lien entre nous, agents de la mairie et du CCAS.

Nous avions d’ailleurs été sollicités par beaucoup d’entre vous à ce sujet.

A notre niveau, pour y contribuer, nous allons relayer les informations municipales à destination des agents par l’intermédiaire de nos canaux de communication habituels tels que  :
- messagerie professionnelle
- messagerie personnelle
- notre page facebook : https://www.facebook.com/unsamairievascq
- notre blog : https://unsamairievascq.blogspot.com

N’hésitez pas à les utiliser car nous restons à votre écoute pour toute question ou proposition relatives à vos conditions de travail et de confinement, pour les étudier et les faire remonter si besoin.

Attentifs à votre protection financière et sanitaire, recevez nos encouragements et tout notre accompagnement dans l’exercice de vos actions.

Nous sommes joignables par mail et par téléphone.

Et n’oubliez pas, si vous ne devez pas aller travailler, RESTEZ à la MAISON !

Ce sera le meilleur moyen d’être utile et de lutter contre cette pandémie.

MERCI à VOUS ! 

Prenez soin de vous et de vos proches.

Cordialement,

notre message de collaboration

Message à l'administration suite au mail d'information aux organisations syndicales du 26 mars 2020

  Nous vous remercions pour ce mail et apprécions votre volonté de rester en contact avec les organisations syndicales, de nous informer et de nous solliciter.

Cela va dans le sens de ce que nous vous avions proposé.

En terme de communication, il s’avère que nous étions en cours d’écriture d’un mail pour diffusion ce jour aux agents de la mairie (par la boite pro) et à nos adhérents (par leur boite perso) afin de les informer et de les encourager dans ces moments difficiles.

Nous le maintenons mais l’adapterons en fonction du vôtre et du contenu de la newsletter.

Nous trouvons que celle-ci est une très bonne initiative car les agents nous ont remonté qu’ils souffraient d’un manque de lien avec la mairie pour ceux qui sont confinés à domicile.

A ce propos, une suggestion, celle de numéroter les newsletters pour montrer aux lecteurs qu’il y en aura plusieurs, signe de création d’un lien régulier en quelque sorte.

Nous sommes bien évidemment volontaires pour vous accompagner dans cette démarche d’information sous forme de relai.

Pour cela, nous proposons d’utiliser nos canaux de communication si vous en êtes d’accord : messagerie pro, messagerie perso, ajout de la newsletter à notre page facebook et sur notre blog.

Egalement, nous ne manquerons pas de vous informer à notre tour sur les questions, propositions et éventuelles difficultés exprimées par les agents, tant par ceux qui sont actifs en mairie ou auprès des usagers que par ceux qui sont confinés à domicile.

https://www.facebook.com/unsamairievascq

https://unsamairievascq.blogspot.com

message administration aux organisations syndicales

 

Mesdames et messieurs les représentants des organisations syndicales,

Nous avions prévu de nous rencontrer pour faire un point sur la crise sanitaire liée au coronavirus le 17 mars.

La décision de confinement prise par l'Etat a bien évidemment conduit à annuler cette réunion.

Je tiens cependant toujours à vous tenir informés et à échanger avec vous par mail.

Je vous prie donc de trouver ci-joint le premier numéro d'une newsletter qui va être diffusée à l'ensemble des boîtes mail du personnel. Elle fait le point sur le fonctionnement de la mairie et du CCAS et cite des actions mises en place, notamment pour protéger les agents.

Je vous remercie d'accompagner cette diffusion d'information en signalant son existence auprès des collègues ,et notamment de ceux qui ne peuvent consulter une messagerie.

Je suis aussi intéressée par vos retours et vos questions et nous essaierons avec l'équipe qui m'entoure d'y répondre . Ayons une pensée plus particulièrement pour ceux d'entre nous sollicités sur le terrain auprès des plus fragiles et notamment la quasi totalité des agents du CCAS.

Merci également de relayer notre appel à volontaires au sein du personnel. 

Même si nous n'avons pour l'instant, que peu recouru à ces volontaires , le prolongement de la période de confinement laisse à penser qu'il faut ménager ces personnels mobilisés et assurer des rotations .

Covid19 Restez à la maison

Si vous ne pouvez pas travailler

RESTEZ à la MAISON

Prenez soin de vous et de vos proches

On se sent utile car le meilleur moyen d'aider est de rester chez soi.

accident de travail et confinement

Message de l'administration sur la déclaration des accidents pendant le confinement

Les bureaux de la DRH étant fermés pendant cette période de confinement, une procédure a été mise en place pour les accidents du travail :

• Toute déclaration d'accident du travail s'effectue à l'accueil de l'hôtel de ville, au service Accueil. Lors de la déclaration, l'agent d'accueil appellera par téléphone un agent du service Santé-hygiène-sécurité pour apporter toutes les informations nécessaires à distance.
•  
• Toute remise de bon de prise en charge, pour les agents affiliés à la CNRACL, s'effectuera sur remise de justificatif (ordonnance) auprès de l'accueil de l'hôtel de ville après validation d'un agent du service Santé-hygiène-sécurité à distance.

message relatif à la paye des agents

Bonjour,

A la demande de la DGS, je vous fais suivre ce message que je viens d'envoyer à tous les agents.

Pouvez-vous svp relayer ces informations pour rassurer au maximum les agents ?

Merci.

Cordialement,

Le DRH

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Bonjour,

Plusieurs questions ont été posées dans les services quant à la paye.

Je vous envoie ce message pour vous rassurer : la paye sera bien versée ce mois de mars. Tous les agents seront payés. Il n'y aura pas de journée de carence liée au confinement.

J'ajoute que le traitement et le versement de la paye font partie des missions indispensables de la collectivité et que des agents de la DRH sont habilités à y travailler à distance.

plan continuité activités

message de l'administration - appel à volontaires 

Conformément au message de M le Maire que vous avez dû recevoir, vous trouverez ci joint un appel aux volontaires.

En effet, des missions pourront être demandées à la Ville et au CCAS dans le cadre de la pandémie Covid-19 et du Plan de continuité des activités par la Préfecture, l'ARS etc.

Il nous faudra donc pouvoir mobiliser du personnel volontaire pour mettre en œuvre ces actions. 

La préservation de la santé des personnels volontaires sera bien entendu une priorité et des mesures ad hoc seront prises en cas de mobilisation.

Documents à consulter (cliquer sur le nom pour ouvrir le fichier joint) :

Recensement des agents

appel à volontaires

information importante du maire covid19

 

Suite aux dernières consignes gouvernementales et au déclenchement du stade 3 du plan de pandémie, mais aussi pour répondre au principe de précaution et réduire au maximum la propagation du Covid-19 en nous protégeant les uns les autres, nos familles et nos proches ainsi que l’ensemble de nos concitoyens, j’ai décidé sans plus attendre, de déclencher le Plan de Continuité des Activités de la ville et du CCAS et donc de ne laisser ouverts que les services d’importance vitale et de fermer tous les autres services non indispensables, dès aujourd’hui, lundi 16 mars à 18 heures.

Les agents municipaux dont l’équipement ou le service sera fermé doivent rester chez eux et seront considérés en autorisation d’absence tout en restant mobilisables.

En fonction en effet, de l’évolution de la situation, ces agents pourront être appelés et mobilisés, même ceux qui n’assurent pas habituellement des fonctions jugées indispensables, pour accomplir leurs missions ou des missions différentes de celles habituelles. 

Il va sans dire que les dispositions exemptant certains agents (garde d’enfants ou pathologie spécifique) continuent de s’appliquer.

Par ailleurs, la DPMS en concertation avec la DRH et la DSI, va diffuser un appel à volontaires d’agents mobilisables dans le cadre du Plan de continuité d’activité.  

Les agents municipaux concernés par les missions indispensables doivent continuer à travailler et selon leurs missions :

-       Soit sur leur site habituel

-       Soit à distance : ces agents seront contactés rapidement par la DSI afin de mettre en place les modalités pratiques (équipement et « formation»)

 Les directeurs informeront précisément les services concernés

Aussi, dès ce mardi 17 mars :

Les activités suivantes sont maintenues :

Accueil et entretien

- Permanence téléphonique aux horaires habituels d’ouverture de l’hôtel de ville et du CCAS pour les urgences

-  Accueil physique au rez-de-chaussée de l’Hôtel de ville (uniquement pour les déclarations de naissance et décès) et au CCAS Villa Gabrielle

- Mise en place d’un traitement des mails reçus pour les demandes revêtant un caractère d’urgence

NB : les courriers reçus par voie postale ne seront pas traités jusqu’à nouvel ordre

- Nettoyage et désinfection des bâtiments

Ressources humaines

- Mandatement de l’ensemble des payes

- Communication interne/information aux agents

- Mesures hygiène et sécurité

- gestion des retraites et mutations

Moyens généraux : 

- Validation des bordereaux de mandats

- Marchés : procédures d’urgence

Informatique :

- Maintenance/supervision du socle technique (messagerie, infrastructure, réseau)

- Cyber-sécurité - interventions et pilotage

- Maintenance des applications métiers

Sécurité et maintenance des bâtiments et de la voirie :

- Maintenance et sécurité des bâtiments municipaux

- Intervention incendie secours / veille à la crise / accidents 24/24

- Maintien des activités en toute sécurité des routes

Centre communal d’action sociale

- Accueil téléphonique des usagers le matin (précisé sur répondeur) avec transmissions des messages aux responsables de pôles par mail ou par téléphone.

- Maintien du personnel pour le fonctionnement de l’EHPAD

- Maintien du service d’aide à domicile pour les personnes isolées

- Maintien du service de soins Infirmiers à Domicile

- Maintien du service de portage de repas à domicile

- Finances : Validation des bordereaux de mandats

- Aides alimentaires d’urgence à la Maison des Genêts

Affaires scolaires, Enfance et Petite enfance

- Aide à l’accueil des enfants des personnels hospitaliers et professions médicales (liste fixée par arrêté ministériel) dans les écoles, CAL et crèches

Police municipale

Cette liste d’activités et services peut être amenée à être complétée en fonction des urgences

Pour toutes ces missions essentielles, des consignes ont dû ou vous seront données par votre hiérarchie.

De manière générale, chacune et chacun doit s’attacher à  limiter au maximum ses déplacements et continuer à appliquer les gestes barrières, aujourd'hui seuls remparts contre l’évolution de l’épidémie.

 

Ces prochains jours, nous saurons rester professionnels et responsables et nous vous invitons à régulièrement consulter votre messagerie https://webmail.villeneuvedascq.fr/

 Sachant pouvoir compter sur l’implication et le sens du service public de chacun, nous vous demandons de relever ce défi collectif pour faire face à cette crise sanitaire sans précédent.

 G. Caudron

16 mars 2020

complément d'information de l'administration

Suite à la diffusion hier des consignes face au coronavirus Covid-19, des questions ont été posées dans les services et dans les structures sur la situation des agents vacataires. Ces agents étant payés à l'heure, leur crainte est de subir un manque à gagner du fait de la fermeture des structures municipales.

Cette inquiétude est légitime et le Maire souhaite les rassurer : la Ville prendra en compte la situation de chacun afin que personne ne soit laissé de côté.

Des solutions seront trouvées pour chaque vacataire.

Il est trop tôt à ce stade pour donner plus de détails, les solutions dépendant aussi des besoins des services pour faire face à la situation et aux demandes de l'Etat qui évoluent de jour en jour.

Des informations complémentaires seront diffusées dans les prochains jours.

message de l'administration début fermetures

Le président de la République a annoncé plusieurs mesures :

-  la fermeture de l'ensemble des crèches et des écoles ce lundi 16 mars, avec les effets induits en termes de garde d'enfants

- il a également demandé "à toutes les personnes […] qui souffrent de maladies chroniques ou de troubles respiratoires, aux personnes en situation de handicap, de rester autant que possible à leur domicile. Elles pourront, bien sûr, sortir de chez elles pour faire leurs courses, pour s'aérer, mais elles doivent limiter leurs contacts au maximum".

Dans ces conditions, les dispositions suivantes sont à appliquer dans les services :

 

1. Pour les agents travaillant dans les structures fermées sur instruction gouvernementale (crèches, écoles, Cal)

Ces structures seront fermées à partir du lundi 16 mars. Les agents qui y travaillent doivent continuer à se rendre dans leur structure afin d'y accomplir les tâches pouvant y être accomplies (tâches administratives, nettoyage et désinfection, etc.). 

Pour autant, un certain nombre d'entre vous sont concernés par des contraintes de garde d'enfant ou touchés par une pathologie chronique imposant de rester à domicile.

Il vous appartient de vous signaler auprès de votre hiérarchie avec justificatif (déclaration sur l'honneur ci-jointe).

Certains agents continueront donc à travailler dans leur structure, mais seront appelés sans aucun doute à réaliser d'autres tâches dans différents services en fonction des besoins et des compétences de chacun.

2. Pour l'ensemble des agents

Les contraintes de garde d'enfants et de pathologies évoquées en préambule de ce message  s'imposent à l'ensemble des agents travaillant dans les autres structures et équipements de la collectivité. Cela passe par une procédure (décrite dans les points 3 et 4 ci-dessous). 

Cela va aussi imposer un mode de fonctionnement à adapter.

- Les structures accueillant beaucoup de public seront fermées. Il s'agit des piscines, de la médiathèque, des salles de sport, des salles des fêtes, des ludothèques et des musées.

Les agents qui y travaillent seront donc dans la même situation que leurs collègues des crèches, écoles, etc. A savoir : poursuite des activités susceptibles de pouvoir l'être et possibilité d'être affectés dans un autre service.

- Les autres structures (services administratifs) resteront ouvertes. Les modalités d'accueil du public pourront cependant être adaptées en fonction de l'évolution de la situation.

3. Procédure à appliquer pour les agents travaillant dans les services municipaux et du CCAS ayant un ou des enfants de moins de 16 ans

Ces collègues seront autorisés à rester chez eux pour garder leur(s) enfant(s). 

Un seul des deux parents pourra bénéficier de cette autorisation. Une déclaration sur l'honneur (document ci-joint) est demandée et doit être transmise en DRH.

Concernant la GP2T, ils seront placés en autorisation spéciale d'absence. Il n'y aura donc pas de journée de carence. 

4. Procédure à appliquer pour les agents travaillant dans les services municipaux et ayant une pathologie pouvant correspondre à celles qui ont été citées par le président de la République

Les agents "qui souffrent de maladies chroniques ou de troubles respiratoires, [et les] personnes en situation de handicap" doivent rester chez eux. 

Les informations sur les pathologies étant confidentielles, les agents n'ont pas à la faire connaître. Ils doivent remplir une déclaration sur l'honneur attestant que leur pathologie les empêche de se rendre sur leur lieu de travail.
Concernant la GP2T, ils seront placés en autorisation spéciale d'absence. Il n'y aura donc pas de journée de carence. 

Cela inclut obligatoirement les femmes enceintes. 

Ces personnes doivent impérativement rester chez elles. Les secrétaires de bureaux de vote dans cette situation ne doivent pas travailler dans le bureau de vote lors des deux tours des élections municipales et doivent rester chez elles..

Un tableau va être distribué aux chefs de service afin qu'ils puissent recenser les agents qui sont dans les différentes situations. Ce tableau ainsi que les déclarations sur l'honneur seront transmis par les chefs de service à la DRH afin que les mesures soient appliquées dans la GP2T.

Nous répondons le plus rapidement possible à une situation d'urgence inédite et sans avoir toutes les instructions gouvernementales. D'autres informations pourront être diffusées dans les jours ou heures qui viennent.

Dans ce contexte de crise,  le principe de précaution prévaut et il appartient de se protéger et de protéger son entourage. 

Je sais pouvoir compter sur le sens du service public de chacun.

Merci.

ci-dessous les attestations pour justifier une ASA (Autorisation Spéciale d'Absence) 

pour pathologie

pour garde d'enfants

cliquer sur le mot pour afficher le document joint